Association canadienne d’ethnologie et de folklore

Acte Constitutif et règlement intérieur

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Acte constitutif de l’Association canadienne d’ethnologie et de folklore

Le document original a été entériné lors de l’assemblée générale annuelle du 2 juin 1986.
Les amendements ont été entérinés lors de l’assemblée générale annuelle du 21 mai 2005.

Les amendements ont été modifiés lors de de l’assemblée générale annuelle du 5 juin 2022. Les changements sont effectifs immédiatement.

Dans le présent document, le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination.

  1. Nom
    Le nom de l’association est Association canadienne d’ethnologie et de folklore, ci-après appelée * l’Association *.
  2. Objectifs
    Cette association éducative à but non lucratif est constituée dans le but de :
    • a) développer les critères d’excellence, accroître les compétences, et soutenir l’étude, l’information et la recherche dans tous les aspects des études d'ethnologie et de folklore ;
    • b) favoriser la recherche en matière d'ethnologie et de folklore ainsi qu’en publier et en diffuser les résultats ;
    • c) apporter concours et soutien à toute autre association et tout autre établissement dont les objectifs sont compatibles avec ceux de l’Association.
  3. Membres
    Quiconque est désireux de travailler à la réalisation des objectifs de l’Association peut en devenir membre à titre individuel, à titre collectif (conjoints/partenaires) ou à titre d’étudiant/de retraité/de sans emploi. Tout groupe dont les objectifs sont compatibles avec ceux de l’Association et tout établissement désireux de jouer un rôle dans les fonctions de l’Association ou d’en recevoir les publications peuvent quant à eux en devenir membres à titre d’institutions. Les particuliers peuvent se voir, si les circonstances le justifient, accorder le titre de membre d’honneur ou être élus président honoraire de l’Association en reconnaissance de leur apport aux études sur l'ethnologie et le folklore canadien.
  4. Bureau
    Le Bureau de l’Association, ci-après dénommé * le Bureau *, se compose :
    • a) du président en titre, dont le mandat est de deux ans ;
    • b) du président désigné, élu pour un mandat de deux ans et destiné à remplacer ultérieurement le président ;
    • c) du secrétaire-trésorier, élu pour un mandat de trois ans renouvelable deux fois ;
    • d) du membre libre francophone, élu pour un mandat de deux ans ;
    • e) du membre libre anglophone, élu pour un mandat de deux ans décalé d’un an par rapport à celui du membre libre francophone ;
    • f) d’un membre étudiant francophone, élu par les étudiants pour un mandat de deux ans ; et
    • g) d’un membre étudiant anglophone, élu par les étudiants pour un mandat de deux ans, décalé d’un an par rapport à celui du membre étudiant francophone.
    • h) de l'éditeur du Bulletin de l'ACEF, mandat de deux ans. Membre non-votant.
    • i) de l'éditeur d'Ethnologies. Membre non-votant.
  5. Administration
    L’administration des affaires de l’Association est du ressort du Bureau. Le Bureau peut combler les vacances qui surviennent en son sein par des nominations provisoires ; les personnes ainsi nommées n’exercent leurs fonctions que jusqu’à l’assemblée générale suivante de l’Association. Le Bureau est appelé à se réunir aux dates et aux lieux désignés par le président ainsi que sur convocation de la majorité de ses membres. Lorsqu’il se réunit, la majorité simple des membres du Bureau forme quorum.
  6. Activités
    L’Association, en vaquant à ses affaires, n’a pas pour objet de procurer d’avantage économique à ses membres. Tous les profits que ses activités pourraient lui rapporter doivent être consacrés à la réalisation de ses objectifs.
  7. Dissolution
    Au cas où l’Association se dissoudrait ou liquiderait ses affaires, tous les biens qui lui resteraient après paiement de ses dettes seraient distribués à une ou plusieurs associations philanthropiques agréées du Canada.
  8. Secteur d’activité
    L’Association peut exercer ses activités dans tout le Canada.
  9. Langues
    L’anglais et le français sont les langues officielles de l’Association.
  10. Amendements
    Le présent acte ne peut être amendé qu’aux deux tiers des voix des membres présents à l’assemblée générale annuelle de l’Association. Le Bureau doit faire connaître aux membres tous les amendements proposés au moins six (6) semaines avant cette assemblée.

Le présent acte entre en vigueur à compter du 2 juin 1987.

Règlement intérieur de l’Association canadienne d’ethnologie et de folklore

  1. Membres
    • a) Le secrétaire-trésorier reçoit les demandes d’adhésion, qui doivent être accompagnées de la cotisation annuelle.
    • b) Seuls les membres ayant acquitté leur cotisation ont droit de vote dans les affaires de l’Association.
    • c) Tous les membres peuvent démissionner à tout moment en faisant parvenir une lettre de démission au secrétaire-trésorier.
  2. Finances
    • a) L’exercice financier de l’Association commence le 1er janvier pour se terminer le 31 décembre.
    • b) La cotisation annuelle imposée aux membres peut être fixée par l’assemblée générale annuelle à la majorité des voix.
    • c) Les membres qui n’acquittent pas leur cotisation au premier jour de la rencontre annuelle de l'ACEF, ou, en cas d'annulation de la rencontre annuelle, le 1er juin de l'année en cours, risquent d’être rayés des cadres.
  3. Fonctions des membres du bureau
    • a) Président en titre
      Le président coordonne toutes les activités de l’Association, préside toutes les réunions du Bureau ainsi que l’assemblée générale et les assemblées extraordinaires ; nomme, sur les conseils et avec le consentement du Bureau, tous les présidents du comité ; contresigne les chèques ; et veille à ce que l’Association poursuive la réalisation de ses objectifs.
    • b) Président désigné
      Le président désigné assume les fonctions du président aux réunions d’où il pourrait être absent, coordonne les activités de tous les comités et préside le Comité des candidatures et les élections.
    • c) Secrétaire-trésorier
      Le secrétaire trésorier reçoit les cotisations et toutes les autres sommes remises ou dues à l’Association, débourse les sommes autorisées pour les dépenses annuelles récurrentes et gère à cet effet un compte en banque ; les dépenses extraordinaires supérieures à deux cents dollars doivent être approuvées par l'exécutif ; il signe les chèques, tient les livres de l’Association et les présente sur requête et en temps voulu à l’examen du vérificateur nommé par le président ; il remet un rapport à l'AGA sur le budget de l'année écoulée et présente une proposition de budget pour l'année en cours ; il dresse la liste des membres, organise et supervise les travaux du secrétariat de l’Association, tient à jour sa liste d’adresses, reçoit et envoie toutes les lettres officiellement échangées entre l’Association et ses membres ; il tient aussi les archives de l’Association et les transmet, après vérification, à son successeur, en même temps que tous les dossiers.
    • d) Membres libres francophone et anglophone
      Le membre libre francophone et le membre libre anglophone tiennent, en français et en anglais respectivement, le registre exact de toutes les assemblées générales et réunions du Bureau ; supervisant, dans leur langue respective, les procédures adoptées par l’Association en matière de langues officielles ; travaillent au recrutement des membres ; ils occupent aussi un poste au sein du Comité des candidatures, reçoivent les candidatures, les transmettent au président désigné et font office de scrutateurs aux élections.
    • e) Membres étudiants
      Les membres étudiants représentent les préoccupations et les intérêts des étudiants auprès du bureau.
  4. Élection des membres du bureau
    • a) Le Comité des candidatures se compose des membres du bureau de direction et du président désigné.
    • b) Le Comité procède à l’appel des candidatures avant l’assemblée générale annuelle. Les candidats peuvent aussi être proposés lors de l’assemblée générale annuelle. Les candidats peuvent se proposer eux-mêmes ou être désignés par un tiers. Dans le cas des candidats proposées par un tiers, les candidats devront aussi entériner leur porter candidature. Si nécessaire, une élection pour les postes aura lieu lors de l'assemblée générale annuelle.
    • c) L'élection aura lieu lors l'assemblée générale annuelle par vote à main levée. Si l’assemblée générale annuelle a lieu à distance, ou si des membres assistent à l'assemblée générale annuelle à distance, des applications logicielles de vote électronique seront utilisées pour enregistrer les voies.
    • d) Les candidats sont élus à la majorité simple.
    • e) Nul membre du Bureau ne peut être élu au même poste pour plus de deux mandats consécutifs à l’exception du président et du président désigné qui ne peuvent exercer qu’un seul mandat consécutif.
  5. Comités
    Le Bureau peut former et dissoudre les comités quand il le juge nécessaire. Les comités doivent comprendre au mois trois (3) membres, y compris un président.
  6. Assemblées
    • a) L’assemblée générale se tient une fois par an. Elle a lieu aux date, heure et endroit fixés par le Bureau. La convocation à l’assemblée générale doit être expédiée à tous les membres quatre (4) semaines au moins avant la date de l’assemblée.
    • b) L’assemblée générale peut être convoquée en séance extraordinaire aux date, heure et lieu fixés par le Bureau. La convocation doit être expédiée par la courrier électronique trente (30) jours avant la date de la réunion, et mentionner les affaires à régler dans son cadre. L’assemblée extraordinaire ne peut porter sur aucun autre sujet.
    • c) Les membres de l’Association peuvent convoquer une assemblée extraordinaire s’ils sont au nombre de dix et le font par écrit.
    • d) Les membres ont le droit d’ajouter des postes à l’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle.
    • e) Cinq pour cent (5%) des membres forment quorum aux assemblées générales annuelles et extraordinaires de l’Association.
  7. Dossiers
    Il est tenu procès-verbal des débats de toutes les assemblées annuelles et extraordinaires, dont les membres libres et le secrétaire-trésorier préparent un résumé par écrit, soumis à l’approbation du Bureau. Tous les membres de l’Association peuvent examiner les livres et dossiers de ladite Association aux date, heure et endroit raisonnablement fixés par le Bureau. Les archives qui, de l’avis du Bureau, ne sont plus indispensables aux activités de l’Association, sont remises aux Archives de folklore et de langue de l'université Memorial de Terre-Neuve [MUNFLA], qui se charge de les entreposer.
  8. Publications
    L’Association publie un bulletin et une revue dans la mesure où ses fonds le lui permettent.
  9. Langues
    • a) Les documents officiels de l’Association sont rédigés en français et en anglais.
    • b) Les membres qui prennent la parole aux assemblées de l’Association peuvent le faire dans la langue officielle de leur choix.
    • c) Les membres peuvent, à n’importe quel moment de l’assemblée, réclamer, dans l’autre langue officielle, un résumé des exposés ou des discussions.
  10. Règles de procédure
    Les assemblées de l’Association sont assujetties aux règles du Code Morin.
  11. Amendements
    • a) Tous les membres de l’Association peuvent proposer par écrit au Bureau des amendements au présent règlement intérieur. En pareil cas, le Bureau doit les soumettre à la réflexion des membres à l’assemblée annuelle suivante.
    • b) Les amendements proposés au présent règlement sont adoptés ou rejetés à l’assemblée générale annuelle à la majorité simple des membres habilités à voter.